Du bon usage de la liste de diffusion

Sur une liste de diffusion et de discussion électronique, le disque dur de vos destinataires n'est pas un espace de stockage dans lequel vous seriez autorisé à déposer des fichiers. Les inscrits à une liste de diffusion le sont d'abord parce qu'ils attendent des informations lisibles et non des fichiers encombrants. Ce n'est pas un canal à sens unique. Ils font souvent face à un flux important d'informations et souhaitent pouvoir les lire rapidement et les trier.

Pour utiliser correctement une liste de diffusion et pouvoir être lu par la majorité, il faut :

• Diffuser les informations dans un format simple (comme le format texte)
• Ne pas envoyer de pièces jointes sauf si cela est nécessaire

1. Ne pas confondre collaborer et diffuser

Collaborer

Pour travailler, entre collaborateurs consentants, sur un même document, il faut s'accorder préalablement sur un format d'échange permettant à chacun de faire les modifications nécessaires. Pour cela, il faut que l'ensemble des collaborateurs disposent d'un outil leur permettant de modifier un document au format choisi.

Dans une telle situation, il est donc possible d'utiliser les formats propriétaires Microsoft Word ou encore le format Microsoft Excel, si tous les collaborateurs disposent de Windows ou de Mac OS et des outils Microsoft Office et se sont mis explicitement d'accord pour les utiliser (même s'il est préférable d'utiliser des formats ouverts et libres).

Diffuser

La diffusion est une autre histoire. Lorsque vous souhaitez diffuser un document à un ensemble de personnes, vous ne pouvez pas supposer que ces personnes disposent des mêmes logiciels que vous, ni, s'ils les ont, des mêmes versions. Leur envoyer un document dans un format propriétaire comme Word signifie que vous voulez qu'ils achètent les mêmes logiciels que vous pour pouvoir les lire.

Fort heureusement, il existe d'autres moyens pour diffuser un document : il vous suffit d'utiliser des formats standards. Par exemple, le format HTML a été normalisé par le consortium W3. Il est lisible par tout le monde quel que soit le système d'exploitation et les outils. N'avez vous jamais vu cette petite boîte vous invitant à choisir entre "envoyer votre courrier au format texte ou au format HTML"?

Un autre format très simple est le format texte : lorsqu'un document ne comprend que du texte, les fioritures ne sont pas nécessaires et ne clarifient pas le contenu du document. De plus, vous êtes sûr que tous vos interlocuteurs pourront vous lire.

2. Pourquoi limiter les pièces jointes?

Pour les raisons évoquées ci-dessus, les pièces jointes deviennent superflues puisque le format texte et le format HTML sont tous les deux utilisés pour écrire des e-mails.

A cela s'ajoutent trois problèmes majeurs dans le cas d'une liste de diffusion :

1. si le sujet du mail n'intéresse pas le destinataire, il se retrouve avec un fichier non souhaité dans sa boîte mail, sur son ordinateur ou sur son serveur de courrier s'il travaille à distance;
2. La pièce jointe ne renseigne rien en soi : la plupart du temps, il faut l'ouvrir pour savoir ce que l'auteur du mail aurait très bien pu placer dans le corps du message, au format texte simple;
3. Ajoutons à cela le fait que vous envoyez votre pièce jointe à de multiples correspondants, sans toutefois leur laisser le choix de recevoir vos informations dans un format qui leur sera le plus lisible.

3. Quels sont les documents à ne pas envoyer en pièce jointe? Quelques exemples.

• Les programmes de colloques et conférences. Si vous pouvez écrire votre document dans un traitement de texte, c'est que vous pouvez le recopier dans le corps du courrier électronique. Les destinataires pourront de cette manière gagner du temps et ne pas avoir besoin d'ouvrir votre pièce jointe pour connaître les participants et le titre des interventions.
• Les annonces de publication. Une référence bibliographique n'a aucune raison de s'accompagner d'une image de la couverture ou du sommaire d'un livre. Généralement, ces documents sont déjà disponibles sur internet, préférez donner le lien vers le site internet de l'éditeur et vous ferez d'une pierre deux coups : avertir de la publication et permettre au destinataire d'aller l'acheter.
• Tous les documents que vous pouvez d'une manière ou d'une autre proposer en téléchargement sur internet via un site web ou un espace de stockage FTP. Renseignez vous auprès des services informatiques de vos universités : il y a toujours un moyen de proposer quelque chose au téléchargement. Ainsi vous enverrez par mail uniquement le lien vers la page concernée, accompagné de quelques mots explicatifs.

4. Et si la pièce jointe est nécessaire?

Evidemment, certains documents doivent être diffusés en pièce jointe, si par exemple vous désirez diffuser une affiche destinées aux murs des laboratoires, ou encore un bulletin d'inscription... même si ces documents peuvent être proposés au téléchargement.

Dans ce cas, quel format choisir?

Pour être quasiment sûr que tous les destinataires pourront lire votre document, vous pouvez l'envoyer en PDF (lisible avec Acrobat Reader, par exemple).

Créer un document PDF ne nécessite pas d'acheter forcément le logiciel d'Acrobat. Vous pouvez très bien utiliser un logiciel libre comme PDFCreator ou tout simplement utiliser l'excellente suite bureautique libre OpenOffice.org qui intègre un export au format PDF tout à fait correct (en plus de pouvoir lire et créer des documents au format de chez Microsoft).

Et si la pièce est trop lourde?

Il peut arriver que vos documents soient plus lourds que prévus et même parfois que la limitation de votre serveur de mail vous interdise de les diffuser. Dans ce cas :

• si vous utilisez des images, ne sont-elles pas elles-même trop lourdes? Comment les avez vous scannées? pouvez vous les éditer avec un logiciel de graphisme pour limiter leur taille et les compresser davantage?
• pouvez-vous plutôt placer votre document sur internet et permettre à vos correspondants de les télécharger? Dans votre université, il existe sans doute des espaces web destinés aux chercheurs, renseignez vous. Dans l'idéal, une pièce jointe ne devrait pas excéder 500 kilo-octets.